Общий календарь кабинета: как учесть занятость кабинета в расписании

Эта статья — для специалистов, которые делят кабинет с коллегами или арендуют его там, где расписание ведёт администратор. Разбираем два вопроса: как сделать так, чтобы Grafik.by учитывал занятость кабинета при показе слотов, и как настроить общий календарь кабинета — в зависимости от того, какие права у вас к нему есть.

Зачем это нужно

Если в одном кабинете принимают несколько специалистов, есть риск двойной записи: два клиента приходят на одно и то же время, а кабинет один. Решением может служить общий календарь кабинета — календарь, в котором видна занятость помещения: кто и когда его занимает.

Grafik.by умеет две вещи:

1. Читать такой календарь и закрывать занятые слоты — клиент на виджете записи просто не увидит время, когда кабинет занят.
2. Записывать ваши брони в такой календарь автоматически — если у вас есть на это права. Тогда коллеги видят вашу занятость сразу, без посредников.

Как Grafik.by учитывает занятость кабинета в расписании и в слотах

Сетка свободных слотов строится так: ваш недельный шаблон рабочих часов минус ваши собственные приёмы минус события из календарей с типом «Блокировка времени». Именно этот тип — главный инструмент для кабинета.

Что важно знать про «Блокировку времени»:

• События из такого календаря не становятся приёмами в Grafik.by: они не попадают в ваши списки записей и не видны клиентам. Они работают как невидимая заглушка — просто закрывают время в сетке слотов.
• Занятость можно привязать только к выбранным форматам. Если календарь принадлежит конкретному кабинету, логично привязать его к очному формату — тогда события кабинета не тронут доступность онлайн-консультаций. Если оставить «Для всех форматов», события будут закрывать время целиком.
• Клиент может записаться сразу: на виджете отображаются только действительно свободные слоты, с учётом и ваших приёмов, и занятости кабинета. Никакой ручной проверки «а свободен ли кабинет» не нужно.

Настройка находится в кабинете Grafik.by: «Календарь записей» → блок «Интеграция внешних календарей». У каждого подключённого календаря вы включаете тумблер и выбираете, как его использовать: «Импорт приёмов» (обычный рабочий календарь) или «Блокировка времени» (кабинет, личные дела, аренда).

Два сценария: всё зависит от ваших прав к календарю кабинета

Общие календари кабинетов живут по-разному. Где-то расписание ведёт администратор клиники или аренды и вам дают только посмотреть. Где-то коллеги сами создают общий календарь и дают друг другу права вносить события. В Grafik.by оба сценария поддерживаются — но настраиваются по-разному.

Сценарий 1. Календарь доступен только на чтение — записи вносит ответственный

Когда подходит: кабинетом управляет администратор (оператор календаря) — например, в клинике, салоне или арендном пространстве. Вам дали доступ «только просмотр». Самостоятельно вносить события вы не можете.

Как это работает:

1. Клиент выбирает на виджете свободный слот и записывается. Grafik.by сразу фиксирует бронь и закрывает это время в вашем календаре — лично вы повторно на это время записаться уже не сможете.
2. Вы передаёте информацию о записи ответственному за календарь кабинета — так, как принято на вашем рабочем месте: в мессенджере, по телефону, письмом.
3. Ответственный вносит бронь в календарь кабинета — создаёт событие на нужное время.
4. Grafik.by считывает изменение и закрывает эти слоты у всех специалистов, которые подключили этот календарь как «Блокировку времени».

Честно об одном нюансе: пока ответственный не внёс событие в календарь кабинета, для коллег это время в общем календаре формально остаётся свободным. Ваше время уже защищено (бронь зафиксирована в вашем календаре), но у коллеги, который смотрит только на календарь кабинета, слот ещё открыт. Поэтому старайтесь передавать записи ответственному сразу после бронирования.

Что нужно от ответственного: только одно — вносить события в календарь кабинета при получении от вас информации о записи. Содержательность события не важна: достаточно «Занято 14:00–15:00».

Сценарий 2. Есть права на запись — Grafik.by сам отмечает ваши брони

Когда подходит: вы с коллегами ведёте общий календарь кабинета сами и у каждого есть право создавать в нём события. Никакого администратора-посредника нет.

Как это работает:

1. Вы с коллегами создаёте общий календарь (например, «Кабинет 3») и выдаёте друг другу права на изменение событий (как именно — см. инструкции для Google и Яндекса ниже).
2. Каждый специалист подключает этот календарь в своём Grafik.by как «Блокировку времени» и включает «Записывать мои брони в этот календарь».
3. Дальше всё автоматически: когда клиент записывается, Grafik.by сам создаёт в общем календаре тихое событие «Занято» на время приёма. Отмена или перенос — Grafik.by сам обновит или удалит событие.
4. Поскольку все коллеги подключили один и тот же календарь, каждый Grafik.by видит занятость и закрывает слоты — двойная запись кабинета исключена без чьего-либо участия.

О приватности: событие в общем календаре содержит только факт занятости. Никакого имени клиента, описания, ссылки на видеозвонок, участников или напоминаний — просто «Занято» и время. Если хотите, чтобы коллеги понимали, чья это запись, включите дополнительную настройку «Указывать моё имя в событии» — заголовок станет «Занято: Ваше имя».

Какой сценарий ваш?

Признак	Сценарий 1 (чтение)	Сценарий 2 (запись)
Кто ведёт календарь кабинета	Администратор / владелец кабинета	Вы и коллеги вместе
Ваши права в календаре	Только просмотр	Создание и изменение событий
Кто вносит вашу бронь в календарь	Ответственный, с ваших слов	Grafik.by, автоматически
Скорость появления занятости	Как быстро ответственный внесёт событие	Сразу после бронирования
Риск «окна» до внесения	Есть (см. нюанс выше)	Нет
Настройка в Grafik.by	«Блокировка времени»	«Блокировка времени» + «Записывать мои брони в этот календарь»

Оба сценария дают главное: клиент видит на виджете только действительно свободные слоты и может записаться сразу.

---

Как это сделать в Google Календаре

Google — самый гибкий вариант для обоих сценариев: календари легко создаются, расшариваются на конкретные адреса с разными уровнями прав, и Grafik.by видит расшаренные календари так же, как ваши собственные.

Шаг 1. Создайте календарь кабинета

Создать новый календарь можно только с компьютера, в браузере (в мобильном приложении этой функции нет):

1. Откройте calendar.google.com.
2. На панели слева, рядом с разделом «Другие календари», нажмите «+» → «Создать новый календарь».
3. Введите название — например, «Кабинет 3, Немига» — и при желании описание (адрес, правила аренды).
4. Нажмите «Создать календарь». Тот, кто создал календарь, становится его владельцем — только владелец может удалить календарь или передать владение.

Если календарь кабинета уже существует (его создал администратор или коллега), этот шаг пропускаете — переходите к шагу 2, календарь расшарит на вас его владелец.

Шаг 2. Расшарьте календарь на коллег с нужными правами

1. В разделе «Мои календари» нажмите на три точки рядом с календарём кабинета → «Настройки и общий доступ».
2. В разделе «Доступ для отдельных людей» нажмите «Добавить людей».
3. Введите email коллеги (подойдёт любой Google-аккаунт) и выберите уровень доступа:

Уровень доступа в Google	Что позволяет	Для какого сценария Grafik.by
Видеть только свободное/занятое время	Видно лишь, что время занято, без деталей	Не подходит — Grafik.by не сможет прочитать события
Видеть события	Видны все события календаря	Сценарий 1 (чтение)
Вносить изменения	Можно создавать и редактировать события	Сценарий 2 (запись)
Вносить изменения и управлять доступом	Полные права, включая расшаривание на других	Сценарий 2 + право добавлять коллег

4. Нажмите «Отправить». Коллега получит письмо — чтобы календарь появился у него, нужно перейти по ссылке в письме и добавить календарь. Пока он этого не сделает, календаря не будет ни в его Google Календаре, ни в списке подключений Grafik.by.

Практическое правило: для сценария 1 просите у владельца уровень «Видеть события» или выше; для сценария 2 — «Вносить изменения» или выше.

Шаг 3. Подключите календарь в Grafik.by

1. В кабинете Grafik.by откройте «Календарь записей» → «Интеграция внешних календарей». Google должен быть подключён (если ещё нет — «Подключить Google»).
2. В списке календарей найдите календарь кабинета. Рядом с названием Grafik.by показывает ваш реальный уровень прав: значок «Чтение» или «Запись».
3. Включите тумблер календаря и выберите «Блокировка времени».
4. В поле «Связь с форматом» отметьте форматы, которые должен блокировать кабинет (обычно — очный), или оставьте «Для всех форматов».
5. Для сценария 2 включите «Записывать мои брони в этот календарь» (и при желании «Указывать моё имя в событии»). Если прав на запись нет, тумблер будет неактивен с подсказкой «Нет прав на запись в этот календарь» — значит, владелец календаря выдал вам уровень ниже «Вносить изменения».
6. Сохраните. Grafik.by сразу запустит синхронизацию.

Сценарий 1 в Google: повседневная работа

• Клиент записывается на свободный слот → вы пишете ответственному за календарь кабинета (администратору) → администратор создаёт в календаре кабинета событие на это время → Grafik.by закрывает слоты у всех подключённых специалистов.
• Ответственному достаточно любого события со статусом «Занят» — название может быть условным («Аренда», «Занято»).
• Если администратор ведёт календарь в Google, ему даже не нужен Grafik.by — только сам календарь кабинета.

Сценарий 2 в Google: повседневная работа

• Ничего делать не нужно: каждая бронь сама появляется в общем календаре как «Занято» (или «Занято: Имя»), каждая отмена — сама исчезает.
• Коллеги видят занятость и в самом Google Календаре (человеческими глазами), и через Grafik.by (закрытые слоты) — оба канала работают от одного и того же события.

---

Как это сделать в Яндекс Календаре

Что важно знать об особенности Яндекса

Grafik.by подключается к Яндекс Календарю по протоколу CalDAV — через пароль приложения из вашего Яндекс ID. Так устроен сам Яндекс: через такое подключение видны только ваши собственные календари — те, что созданы в вашем аккаунте.

Если коллега расшарит на вас свой календарь через вкладку «Доступ» в Яндексе, вы прекрасно будете видеть его в интерфейсе Яндекса — на телефоне и компьютере. Но Grafik.by прочитать его не сможет: расшаренные чужие календари по CalDAV не отдаются. Это ограничение самого Яндекс Календаря, а не Grafik.by.

Из этого следует простое правило: календарь кабинета, который должен читать Grafik.by, должен находиться в вашем собственном аккаунте Яндекса. А общий доступ настраивается наоборот — не «вам к чужому календарю», а «ответственному и коллегам к вашему календарю кабинета».

Рабочая схема для Яндекса (сценарий 1: записи вносит ответственный)

Шаг 1. Создайте календарь кабинета в своём Яндекс Календаре. На панели слева нажмите «Добавить», введите название (например, «Кабинет 3»), выберите цвет и нажмите «Создать».

Шаг 2. Подключите его в Grafik.by как блокировку. «Календарь записей» → «Интеграция внешних календарей» → «Подключить Яндекс» (нужен пароль приложения типа «Календарь» из настроек Яндекс ID). В списке календарей включите «Кабинет 3», выберите «Блокировка времени» и при желании привяжите к очному формату.

Шаг 3. Выдайте доступ ответственному (администратору кабинета). В Яндекс Календаре наведите курсор на «Кабинет 3» → меню → «Открыть настройки» → вкладка «Доступ» → в поле «Выдать права доступа» введите имя или email ответственного и выберите уровень:

Уровень доступа в Яндексе	Что позволяет	Кому давать
Просмотр открытых событий	Видит события без метки «Участники»	Достаточно для наблюдения
Просмотр всех событий	Видит все события	Достаточно для наблюдения
Просмотр всех и создание новых событий	Видит всё и может добавлять события	Ответственному — оптимально
Редактирование содержимого календаря	Видит, создаёт и правит все события	Ответственному, если нужно менять и ваши события

Сохраните настройки. Ответственный получит письмо с приглашением — ему нужно перейти по ссылке «Принять», причём обязательно с компьютера: в мобильной версии Яндекс Календаря принять приглашение нельзя.

Шаг 4. Повседневная работа. Клиент записывается на свободный слот → вы передаёте запись ответственному → ответственный создаёт событие в календаре «Кабинет 3» прямо в интерфейсе Яндекса (календарь-то ваш, но ему дано право писать) → Grafik.by считывает занятость и закрывает слоты.

Та же схема работает, если «ответственный» — вы сами: ведёте календарь кабинета вручную по договорённости с коллегами, а Grafik.by просто читает его и закрывает слоты.

Если коллег несколько

Каждый коллега создаёт календарь «Кабинет 3» в своём аккаунте Яндекса и подключает его в своём Grafik.by как «Блокировку времени». Ответственный получает доступ к каждому из этих календарей и вносит каждую бронь во все — тогда занятость кабинета закроет слоты у всех специалистов. Это чуть больше ручной работы для ответственного, но при ограничении Яндекса это единственный надёжный способ синхронизировать кабинет между несколькими специалистами.

Чего в Яндексе пока нет

• Автоматическое дублирование броней событием «Занято» (сценарий 2) сейчас работает только для Google Календаря. Для Яндекса эта возможность в разработке — технический задел уже заложен, но логика записи в общий календарь ещё не реализована.
• Напрямую подключить к Grafik.by календарь кабинета, созданный в аккаунте коллеги и расшаренный на вас, не получится из-за описанного ограничения CalDAV — используйте схему с календарём в своём аккаунте.

Короткая схема настройки

1. Определите, кто ведёт календарь кабинета и какие у вас права — от этого зависит сценарий (1 или 2).
2. Google: попросите владельца расшарить календарь на ваш адрес («Видеть события» для чтения, «Вносить изменения» для записи) и примите приглашение по ссылке из письма. Яндекс: создайте календарь кабинета в своём аккаунте и выдайте ответственному доступ «Просмотр всех и создание новых событий».
3. В Grafik.by: включите этот календарь → «Блокировка времени» → привяжите к нужным форматам.
4. Для Google со сценарием 2: включите «Записывать мои брони в этот календарь» и при желании «Указывать моё имя в событии».
5. Проверьте на виджете: занятое в календаре кабинета время должно исчезнуть из свободных слотов.

После этого кабинет перестаёт быть источником двойных записей: клиент видит только действительно свободное время и записывается сразу.

---