Как настроить Google Календарь вместе с Grafik

Эта статья написана для специалиста, который настраивает расписание сам. Технические параметры сведены к минимуму: только последовательность действий, где именно в кабинете что нажать и зачем.

Два инструмента, одна задача

Grafik и Google Календарь решают разные задачи, дополняя друг друга.

Grafik — конструктор расписания. Здесь задаётся, какие форматы приёма вы ведёте, сколько идёт консультация, когда вы свободны для записи и сколько времени закладывать между приёмами. Сетку свободных слотов строит исключительно Grafik.

Google Календарь — экран для повседневной работы. Сюда автоматически прилетает каждая запись клиента, здесь удобно с телефона в одно касание закрыть время под личные дела и увидеть день целиком.

Расписание и правила бронирования настраиваются в Grafik, а день-в-день работа с уже согласованными встречами ведётся в Google Календаре.

В Grafik можно держать подключёнными одновременно и Google Calendar, и Яндекс.Календарь — но «активным», то есть тем, куда создаются события при записи клиентов, может быть только один. Эта статья описывает настройку Google Calendar; выбор активного календаря указан в шаге 1.

---

Шаг 1. Подключите Google Календарь

Откройте в меню кабинета, в группе «Автоматизация», раздел «Календари и интеграции». На этой странице найдите карточку «Google Calendar» — на ней сразу виден статус: «Подключено» или «Не подключено».

1. Нажмите «Подключить Google» и войдите через стандартный вход Google. Grafik работает через официальный экран согласия Google без доступа к вашему паролю. Этот экран показывается при каждом подключении заново.
2. Разрешите доступ к календарям и вернитесь в кабинет: появится сообщение «Google Calendar подключён.», и статус карточки сменится на «Подключено».

При закрытии экрана согласия без предоставления доступа Grafik выведет сообщение: «Подключение отменено — доступ к Google Calendar не был предоставлен.» При возникновении ошибки отобразится текст: «Не удалось подключить Google Calendar. Попробуйте ещё раз.» — в этом случае повторите попытку.

Grafik подключается к существующему аккаунту и подхватывает календари, которые в нём уже есть.

Активный календарь

Если до этого внешние календари не использовались, Google Calendar сразу станет активным. Если активным был Яндекс.Календарь — Google подключится рядом, без автоматического переключения. Текущий статус проверяется и меняется в карточке «Активный календарь» на той же странице:

• Google Calendar — «Новые события будут создаваться в Google Calendar.»;
• Яндекс.Календарь — то же для Яндекса;
• «Без синхронизации» — «Записи продолжают работать, внешнее событие не создаётся.»

При смене Grafik попросит подтвердить действие («Сменить активный календарь?»). Подключённые провайдеры при этом остаются: переключаться можно в любой момент. Для полного отвязывания Google нажмите «Отключить Google» в карточке интеграции.

Шаг 2. Опишите форматы приёма

Задание видов приёма предшествует настройке сетки часов. Форматы настраиваются в разделе «Расписание». Откройте его и для каждого формата укажите:

• название — «Индивидуальная консультация», «Семейная сессия», «Онлайн», «Кабинет на Немиге» и т. п.;
• длительность приёма в минутах;
• перерыв после приёма этого формата (о нём — в шаге 4).

У каждого формата есть раскрывающийся блок «Подробности» — локация по умолчанию, стоимость, дополнительная информация. Там же при активном Google Calendar появляется поле «Цвет события в Google Calendar» (о нём — шаг 5).

Система поддерживает любое количество форматов. Они разделяются по типу консультации, кабинету или условиям проведения.

Шаг 3. Постройте недельный шаблон

В разделе «Расписание» отметьте, в какие дни недели и в какие часы вы принимаете каждый формат. Интервалы добавляются кнопкой «Добавить интервал» (в диалоге «Добавить интервал вручную» укажите начало и конец). Кнопка «Скопировать» позволяет размножить настроенный день: «На все будни», «На все дни» или на конкретные дни. Пример: пн/ср/пт 10:00–18:00 — «Кабинет», вт/чт 12:00–20:00 — «Онлайн».

Под днём можно задать «Перерыв в этот день» — он переопределяет обычный перерыв формата (шаг 2) для конкретного дня недели.

Это каркас расписания: клиент записывается только в пределах отмеченных интервалов, независимо от наличия свободного места в Google Календаре.

Полные нерабочие дни (отпуск, отгул, праздник) добавляются в блоке «Отпуска и нерабочие периоды» кнопкой «Добавить исключение»: в эти дни запись закрывается полностью.

---

Шаг 4. Перерывы между приёмами — самый частый вопрос

Перерывы в Grafik выполняют две разные функции.

Перерыв внутри одного формата

Пауза после приёма перед открытием следующего слота того же формата (время на записи, отдых, проветривание). Задаётся числом минут в настройках формата или полем «Перерыв в этот день» для конкретного дня недели. Пример: 50-минутная консультация с перерывом 10 минут формирует слоты каждые 60 минут.

Перерыв между разными форматами (переходный буфер)

Отдельная настройка — тумблер «Расширенные настройки перерывов» в разделе «Расписание» (отображается при наличии двух и более форматов). При его включении открывается список всех пар форматов.

У каждого перехода учитывается направление: «после формата X перед форматом Y». При переходе действует обычный перерыв исходного формата — рядом с полем отображается подсказка («— перерыв формата «Кабинет»»). Если для пары требуется больше времени, впишите конкретное число — оно заменит перерыв по умолчанию для этой комбинации.

Пример. При проведении онлайн-приёмов из дома и поездках в арендованный кабинет длительностью в час задайте переход «После «Кабинета» перед «Онлайном»» в 70 минут (10 минут на завершение приёма плюс 60 минут дороги). После кабинетного приёма следующий слот «Онлайна» откроется через 70 минут.

Переходы в разные стороны рассчитываются отдельно. При одинаковом буфере в обе стороны заполняется общее поле. При разной длительности (например, после «Онлайна» перед «Кабинетом» достаточно 10 минут) включите «Разное время в каждую сторону» — поле разделится на два: «После X перед Y» и «После Y перед X». При сведении направлений в одно число Grafik выбирает большее значение.

Переходные буферы применяются только к разным форматам. Подряд идущие приёмы одного формата разделяются его обычным перерывом из шага 2: при наличии окна клиент записывается в тот же кабинет без учёта дорожного буфера.

Кнопка «Сбросить» возвращает пару к перерыву по умолчанию.

Шаг 5. Цвета в Google Календаре

В «Подробностях» каждого формата (шаг 2) выберите цвет события из палитры Google (11 стандартных цветов). Поле отображается, когда Google Calendar выбран активным календарём. События при записи Grafik создаёт сразу в цвете формата.

Это обеспечивает визуальное разделение: в календаре форматы различаются по цвету без чтения названий (например, зелёный — «Кабинет», синий — «Онлайн», а личные дела остаются с цветом по умолчанию). Это упрощает восприятие в недельном виде при плотной записи.

---

Шаг 6. Как записи попадают в Google — и что делает Meet

При бронировании клиентом через публичный виджет Grafik автоматически:

• проверяет занятость и правила расписания, одобряет запись;
• создаёт событие в активном календаре: в заголовке указаны имя клиента и формат («Приём: Анна (Кабинет)»), в описании — контакты и детали записи;
• окрашивает событие в цвет формата (шаг 5).

При закреплении за форматом конкретного рабочего календаря (шаг 8) событие направляется в него; в остальных случаях — в основной календарь аккаунта.

Работа с Google Meet. Ссылка на видеовстречу при записи с публичного виджета не генерируется. Для создания видеовстречи оформите запись вручную в Grafik и включите тумблер «Создать видеовстречу» («Сгенерировать ссылку Google Meet») при создании или в карточке записи. Ссылка отобразится в событии.

Уведомления клиенту. Grafik отправляет прямые уведомления клиентам через Telegram-бот. Дополнительно используется календарное приглашение: клиент добавляется участником события, и Google отправляет письмо с кнопками «Да / Нет». Для записей с виджета опция включена по умолчанию; при ручной записи применяется галочка «Отправить приглашение в календарь клиенту». Ответ клиента в письме фиксируется в системе Grafik.

Синхронизация из Google. Удаление или отмена события приёма в Google автоматически отменяет связанную запись в Grafik и отключает напоминания клиенту. Изменение времени события напрямую в Google не переносит запись в Grafik. Для переноса приёма измените время в Grafik — событие в Google обновится автоматически.

Шаг 7. Блокировка личного времени и отпуска

Блокировка времени выполняется напрямую в Google Календаре:

• Личные дела на несколько часов — создайте событие («Обед», «Врач») со статусом «Занят». Grafik уберёт соответствующие слоты с виджета записи при синхронизации. Событие на весь день со статусом «Занят» закрывает день полностью (подходит для оформления отпусков).
• Статус «Свободен» игнорируется системой: событие остаётся в календаре, время для записи сохраняется открытым.

Синхронизация занимает до одной минуты через прямой канал связи. При недоступности мгновенного канала обновление происходит во время очередного обхода (до 30 минут).

Шаг 8. Настройка нескольких Google-календарей

Grafik поддерживает одновременную работу с несколькими календарями аккаунта. В карточке «Google Calendar» нажмите «Настроить» — откроется список «Синхронизируемые календари» с указанием прав доступа («Запись» или «Чтение»). Для каждого календаря задаётся режим в поле «Как использовать этот календарь?»:

• «Импорт приёмов» — «События появятся в вашем расписании как приёмы и займут слоты». Используется при ручном внесении записей прямо в Google.
• «Блокировка времени» — «События скрыты (личные дела), но клиенты не смогут записаться на это время». Применяется для сторонних календарей (например, календаря аренды помещения).

Параметры для «Импорта приёмов»

• «Единый формат для всех событий» — назначение формата событиям из этого календаря (по умолчанию — «Без формата (по умолчанию)»).
• «Умное автоопределение» — определение формата по ключевым словам в названии и описании события.
• «Если формат не определился» — запасной формат при отсутствии совпадений по ключевым словам.
• «Соблюдать перерывы и исключения» — расстановка перерывов вокруг импортированного приёма по правилам виджета.

Параметры для «Блокировки времени»

• «Связь с форматом (опционально)» — выбор конкретных форматов для блокировки времени (например, привязка календаря конкретного кабинета только к очному формату без изменения онлайн-слотов).
• «Записывать мои брони в этот календарь» — дублирование записей скрытым событием «Занято» для отображения занятости помещения коллегам без передачи данных клиента.
• «Указывать моё имя в событии» — подпись скрытого события в формате «Занято: <ваше имя>».

Автоопределение формата по названию события

При внесении повторного приёма вручную в Google Grafik определяет его формат. Включите «Умное автоопределение» для нужного календаря и задайте ключевые слова-триггеры для форматов (например, слово «индивидуальная» для формата «Индивидуальная консультация»). При указании этого слова в названии события Grafik:

• привяжет событие к соответствующему формату;
• расставит перерывы и переходные буферы.

При одном совпадении событие получает выбранный формат. При отсутствии совпадений применяется запасной формат из поля «Если формат не определился». Если в названии содержатся триггеры двух форматов, событие помечается статусом «Найден конфликт эвристики» в списке записей для ручного выбора формата.

---

Ежедневная рутина: распределение функций

Итог: последовательность запуска

1. Подключите Google Календарь (шаг 1) и выберите Google Calendar в карточке «Активный календарь».
2. Опишите форматы приёма и укажите перерывы внутри формата (шаги 2, 4).
3. Постройте недельный шаблон и внесите плановые отпуска (шаг 3).
4. Настройте переходный буфер при наличии нескольких форматов с запасом времени на дорогу или подготовку (шаг 4).
5. Назначьте цвета форматам для отображения в Google (шаг 5).
6. При использовании нескольких Google-календарей подключите их и определите роли (шаг 8).

Базовая настройка завершена: правила расписания хранятся в Grafik, текущая операционная работа ведётся в Google Календаре.